Starfsreglur öryggisnefnda við Háskóla Íslands

1. Tilgangur 

Tilgangur starfsreglnanna er að tryggja það að starfsfólk og nemendur hafi skýra mynd af hlutverki og starfi öryggisnefnda við Háskóla Íslands (HÍ).

Vinnuverndarstarf í HÍ byggir á lögum nr. 46/1980 um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum og reglugerð 920/2006 um skipulag og framkvæmd vinnuverndarstarfs á vinnustöðum. En samkvæmt þeim ber atvinnurekandi ábyrgð á að gerð sé skrifleg áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað. Öryggisnefndir HÍ setja upp, kynna og framfylgja slíkri áætlun hvar sem starfsfólk HÍ er við störf.

Öryggisnefndum HÍ er falið að byggja upp vinnuverndarstarf og öryggismenningu við skólann í samræmi við ofangreind lög. Með því að skipa öryggisnefndir á hverju fræðasviði og miðlægri stjórnsýslu er horft til þess að samræma reglur og gera vinnuverndarstarf innan skólans skilvirkara.

2. Uppbygging og skipulag öryggis, heilsu- og vinnuverndarstarfs HÍ 

Innleiðing farsæls vinnuverndarstarfs og öryggismenningar krefst skuldbindingar stjórnenda og starfsfólks HÍ. Því eru þessir aðilar kallaðir til samstarfs með formlegum hætti. Uppbygging og skipulag öryggismála er útskýrt hér fyrir neðan. 

Fimm meginstoðir vinnuverndar eru efnanotkun, félagslegir og andlegir þættir, hreyfi- og stoðkerfi, umhverfisþættir og vélar og tæki. 

2.1 Öryggisnefnd Háskóla Íslands 

Öryggisnefnd HÍ mótar öryggisstefnu skólans og setur sameiginlegar öryggisreglur á háskólasvæðinu. Öryggisnefnd HÍ skipa  formenn öryggisnefnda fræðasviða skólans og miðlægrar stjórnsýslu auk formanns sem skipaður er af rektor án tilnefningar. Öryggisnefnd er skipuð til þriggja ára í senn og er nemendum gefinn kostur á að tilnefna einn áheyrnarfulltrúa.  

2.2. Öryggisnefndir fræðasviða og miðlægrar stjórnsýslu 

2.2.1 Skipan  

Á hverju fræðasviði og í miðlægri stjórnsýslu HÍ skal skipuð öryggisnefnd. Í hverri öryggisnefnd eru tveir öryggisfulltrúar, skipaðir af sviðsforsetum til þriggja ára í senn, og tveir öryggistrúnaðarmenn sem kosnir eru af starfsfólki til þriggja ára í senn auk þess gefst nemendum kostur á að skipa einn áheyrnarfulltrúa.  

Umsjónarmenn bygginga eru öryggisverðir viðkomandi byggingar og starfa náið með öryggisnefndum og öryggishópum þeirra starfseininga sem hafa starfsemi í byggingunum.  

Saman mynda öryggisfulltrúar og öryggistrúnaðarmenn öryggisnefnd fræðasviðs eða miðlægrar stjórnsýslu og vinna þessir aðilar náið saman að vinnuvernd innan háskólans.  

Hver öryggisnefnd kýs sér formann og ritara, hvorn um sig til þriggja ára í senn. Formenn öryggisnefndanna sitja í Öryggisnefnd HÍ. Við skipan í öryggisnefndir skal taka mið af ákvæðum laga um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna nr. 150/2020. Ritari er staðgengill formanns, skrifar fundargerðir og skráir mætingu á fundi.

2.2.2 Öryggisfulltrúar - hlutverk og ábyrgð 

Tveir öryggisfulltrúar eiga sæti í öryggisnefnd fræðasviðs og miðlægrar stjórnsýslu. Forsetar fræðasviða og framkvæmdastjóri miðlægrar stjórnsýslu skipa öryggisfulltrúa úr hópi starfsmanna sem undir þá heyra í samræmi við ákvæði vinnuverndarlaga. Öryggisfulltrúar eiga sæti í öryggisnefnd síns fræðasviðs eða miðlægrar stjórnsýslu og taka þátt í vinnuverndarstarfi og starfa náið með öryggistrúnaðarmönnum. 

Hlutverk öryggisfulltrúa: 

• Veita starfsfólki og nemendum upplýsingar um allt sem varðar öryggismál á vinnustaðnum. 

• Þekkja öryggis- og heilbrigðisáætlun svæðisins og vinnureglur Vinnueftirlitsins. 

• Hafa hvetjandi og mótandi áhrif á aðra starfsmenn um öryggismál og heilsuvernd. 

• Taka þátt í starfi öryggisnefndar HÍ sé þess óskað. 

• Kynna sér reglur og leiðbeiningar Vinnueftirlitsins um öryggismál og heilsuvernd. 

• Fara í eftirlitsferðir um vinnustaðinn og gæta að því að vinnuumhverfi sé heilsusamlegt og að reglum sé fylgt. 

• Fylgja því eftir að áhættumat sé unnið og uppfært og úrbætur gerða eins og lagt er til út frá niðurstöðum. 

• Koma upplýsingum og gögnum frá öryggisnefnd til sviðsforseta eða framkvæmdastjóra miðlægrar stjórnsýslu.  

2.2.3 Öryggistrúnaðarmenn– hlutverk og ábyrgð 

Öryggistrúnaðarmenn eru félagslegir trúnaðarmenn starfsmanna en trúnaðarmenn viðkomandi stéttarfélaga sjá um undirbúning og framkvæmd kosninga öryggistrúnaðarmanna. Ef ekki er trúnaðarmaður til staðar í stofnuninni er heimilt að óska eftir því að starfsfólk í einingunni annist kosningu öryggistrúnaðarmanns. Kosning fulltrúa starfsmanna skal að jafnaði vera til þriggja ára í senn. Nánari fyrirmæli um kosningu öryggistrúnaðarmanna er að finna í reglugerð um skipulag vinnuverndarstarfs á vinnustað, 920/2006  

Störf öryggistrúnaðarmanna eru lögvernduð á sama hátt og störf trúnaðarmanna stéttarfélaga. Trúnaðarmaður starfsmanna er staðgengill öryggistrúnaðarmanns. 

Hlutverk öryggistrúnaðarmanna;

• Veita starfsfólki og nemendum upplýsingar um allt sem varðar öryggismál á vinnustaðnum. 

• Þekkja öryggis- og heilbrigðisáætlun svæðisins og vinnureglur Vinnueftirlitsins. 

• Hafa hvetjandi og mótandi áhrif á aðra starfsmenn um öryggismál og heilsuvernd 

• Taka þátt í starfi öryggisnefndar HÍ ef þess er óskað. 

• Kynnir sér reglur og leiðbeiningar Vinnueftirlitsins um öryggismál og heilsuvernd. 

• Fara í eftirlitsferðir um vinnustaðinn og gæta að því hvort vinnuumhverfi sé heilsusamlegt og að reglum sé framfylgt. 

• Fylgja því eftir að áhættumat sé unnið og uppfært og úrbætur gerða eins og lagt er til út frá niðurstöðum. 

2.2.4 Umsjónarmenn bygginga 

Umsjónarmenn bygginga eru öryggisverðir og í framlínu öryggisverndar og eiga að hafa yfirgripsmikla þekkingu á byggingum og stjórnkerfum sem þar eru. Umsjónarmenn eru dags daglega á ferð um byggingar og eru því líklegir til að vera fyrstir á staðinn ef eitthvað bjátar á, hvort sem það er bilun í kerfum bygginga, slys eða óhöpp. 

2.2.5 Verkefnastjóri öryggismála 

Á framkvæmda- og tæknisviði starfar verkefnastjóri öryggismála sem jafnframt er starfsmaður öryggisnefndar HÍ. 

Hlutverk verkefnastjóra öryggismála er að: 

• Halda uppi reglulegu starfi öryggisnefndar HÍ. 

• Samræma og stuðla að bættu öryggi og öryggismenningu innan HÍ. 

• Þróa verkferla fyrir bætt öryggi. 

• Halda utan um gerð fræðsluefnis um öryggismál. 

• Halda utan um innra eftirlit með öryggi í byggingum HÍ. 

• Sinnir forvarnastarfi. 

• Annast samskipti við Vinnueftirlit, heilbrigðiseftirlit og verktaka sem sjá um öryggisgæslu. 

• Viðhalda verkferlum um aðgang að byggingum HÍ. 

• Greina orsakir slysa, óhappa og hættuástands og leggja til úrbætur eftir því sem við á í samstarfi við öryggisnefnd viðkomandi fræðasviðs eða miðlægrar stjórnsýslu. 

2.2.6 Viðfangsefni öryggisnefnda 

Öryggisnefndir fræðasviða og miðlægrar stjórnsýslu vinna að áhættumati, forvörnum og umbótum innan hvers sviðs með aðstoð frá ábyrgðaraðilum hvers málaflokks og er ætlað að fjalla um allar fimm stoðir vinnuverndar sbr. kafli 2.1. hér fyrir ofan. 

Öryggisnefndir fræðasviða og miðlægrar stjórnsýslu gera innri úttektir í samráði við Öryggisnefnd HÍ. Öll frávik skal tilkynna til sviðsforseta og Öryggisnefndar HÍ. 

Ef úrbætur krefjast lagfæringa eða breytinga á húsnæði skal öryggisnefnd viðkomandi fræðasviðs eða miðlægrar stjórnsýslu gera tillögu um það til sviðsforseta eða framkvæmdastjóra sem áframsendir tillöguna til framkvæmda- og tæknisviðs eftir því sem við á. 

Markmiðið með góðu samstarfi og góðum samskiptum er tryggja samræmi í öryggismálum fræðasviða og miðlægrar stjórnsýslu og í öllum byggingum HÍ. Þannig eiga nemendur að mæta sömu reglum og sama verklagi í öryggismálum í hvaða byggingu sem þeir eru. 

Markmið á starfstímabili öryggisnefndar 

Öryggisnefndir fræðasviða skipuleggja starf sitt og gera verkáætlun í upphafi hvers tímabils. Árangur starfsins er metinn árlega. 

Áhættumat og eftirfylgni 

Öryggisnefndir fræðasviða og miðlægrar stjórnsýslu taka þátt í framkvæmd áhættumats fyrir öll rými (VLR-0000, leiðbeiningar um áhættumat rýma) og störf (EYB-0433, Áhættumat starfa og VLR-0350, Áhættumat á vinnuumhverfi) sem tilheyra viðkomandi fræðasviði eða miðlægrar stjórnsýslu. Jafnframt fylgir nefndin eftir aðgerðum sem stuðla að bættu öryggi og heilbrigði á vinnustað. 

Innra eftirlit 

Innra eftirlit er hluti af starfi öryggisnefnda.  Frávik skal tilkynna þar til bærum aðilum sem skilgreindir eru í verkferlum öryggisnefnda og þeim falið að gera úrbætur.  

Öryggisnefndir fræðasviða og miðlægrar stjórnsýslu taka árlega saman upplýsingar um innra eftirlit og einstök tilvik sem hafa átt sér stað og senda til sviðsforseta eða framkvæmdastjóra og afrit til öryggisnefndar HÍ. 

2.2.7 Samskipti 

Innan fræðasviða og miðlægrar stjórnsýslu 

Öryggisnefndirnar halda forsetum fræðasviða og framkvæmdastjóra miðlægrar stjórnsýslu upplýstum um stöðu öryggis og vinnuverndarmála. Nefndirnar tilkynna ábyrgðarmönnum deilda, stjórnsýslusviða, stofnana eða rýma um úttektir áður en þær fara fram og óska eftir þátttöku þeirra.   

Umsjónarmenn bygginga skulu vera þátttakendur í innra eftirliti sem öryggisverðir bygginga. 

Milli fræðasviða og miðlægrar stjórnsýslu 

Öryggisnefnd HÍ er samráðsvettvangur um heilsu, öryggi og vinnuverndarstarf innan skólans. Þar deila nefndarmenn hugmyndum, skoðunum og upplýsingum um starfsemi sinna nefnda. Markmiðið er að góðar hugmyndir verði teknar upp þar sem þess er þörf innan bygginga HÍ.  

Öryggisþing er haldið árlega og koma þar saman allir innan Hí sem starfa að öryggis- og vinnuverndarmálum og ræða saman og fræðast um málaflokkinn. 

3. Réttindi og skyldur og greiðsla kostnaðar 

3.1 Svigrúm til að sinna störfum 

HÍ sér til þess að þeir aðilar sem sitja í öryggisnefndum hafi svigrúm innan starfs síns til að gegna skyldum sínum á sviði öryggismála. Þá skal HÍ sjá til þess að þessir aðilar fái tækifæri til að afla sér nauðsynlegrar þekkingar og menntunar varðandi aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum með því að sækja námskeið Vinnueftirlitsins og eftir atvikum viðurkennd námskeið á vegum annarra aðila. 

3.2. Greiðsla fyrir nefndarstörf 

Fulltrúar sem sitja í öryggisnefnd HÍ fá greitt fyrir nefndarstörf samkvæmt reglum HÍ. 

3.3 Trúnaður 

Öryggistrúnaðarmönnum, öryggisfulltrúum, umsjónarmönnum bygginga og fulltrúum í öryggisnefndum er óheimilt að láta öðrum í té upplýsingar sem þeir fá vegna trúnaðarstarfa sinna ef upplýsingarnar varða: 

• Persónulega hagi einstakra starfsmanna eða stjórnenda. 

• Tæknibúnað, framleiðsluhætti eða viðskiptahagsmuni. 

• Afrit eða upplýsingar um innihald skýrslna um vinnuslys eða atvinnusjúkdóma. 

4. Áhættumat  

4.1 Áhættumat starfa 

Starfsfólk og nemendur eru hvött til að gera áhættumat á starfi sínu og geta fengið fræðslu og leiðbeiningar um það hjá öryggisnefndum og á öryggisvef. 

Leiðbeinendum og rannsakendum ber að sjá til þess að nemendur sem vinna að námsverkefnum undir þeirra stjórn geri áhættumat fyrir starf sitt. 

4.2 Áhættumat rýma og starfsemi 

Ábyrgðarmönnum rýma ber skylda til að framkvæma áhættumat fyrir rýmið og skrá niðurstöður þess á öryggisvef HÍ, https://oryggi.hi.is. 

Ábyrgðarmenn og umsjónarmenn ýmiss konar starfsemi utan háskólasvæðisins, s.s. starfsemi sem tengist vettvangsvinnu og rannsóknaleiðöngrum, ber skylda til að gera áhættumat fyrir vettvangsvinnuna eða leiðangurinn og taka mið af aðstæðum og veðri þegar ferðin er farin. Sérstaklega er mikilvægt að gera slíkt áhættumat þegar farið er inn á hættusvæði, t.d. þar sem er eldvirkni, jarðskjálftavirkni eða snjóflóðahætta, svo dæmi séu tekin.